Préparation par centre de responsabilité

Chaque responsable de centre d’activité prépare ses postes budgétaires à partir des objectifs qu’il s’est assigné (ou qui lui ont été assignés) pour la période à venir considérée. Cette préparation se fait à partir d’informations en provenance de son service et des autres services (personnel, comptabilité, achats…).

La préparation porte sur les différents volets cités plus haut :

  • En personnel : déterminer en fonction de l’activité prévue les effectifs en nombre et qualification.
  • En matériel à investir : en fonction des besoins, préparer le choix de matériel à acquérir (avec l’aide éventuelle du service des achats qui lance les offres de prix).
  • En frais d’exploitation : à partir des éléments fournis par la comptabilité ou par l’expérience en tenant compte des modifications prévues d’activités, de l’évolution des prix, etc.


Approbation provisoire

Le budget préparé dans ses différents volets est discuté avec la Direction générale.
Y sont discutés par exemple : la répartition des effectifs, la nécessité d’acquérir tel équipement,
la réduction de frais de fonctionnement… Cette discussion aboutit à l’établissement par centre de responsabilité d’un budget provisoire non encore valorisé en totalité.

Valorisation par les centres spécialisés

Les services concernés (personnel, achat, comptabilité) valorisent les éléments prévus au budget provisoire. Par exemple, le service du Personnel établit en coût de personnel de chaque service à partir des informations et des décisions prises à l’étape précédente. La valorisation se fait pour les dépenses comme pour les recettes.

Etablissement du budget global provisoire

Les trois volets du budget pour chaque service sont collationnés pour établir le budget global provisoire de l’ensemble de l’établissement. Le collationnement amène à devoir apporter éventuellement des corrections pour obtenir une bonne interprétation des budgets, éviter les doubles emplois…

Décisions

Par les instances concernées (Conseil d’Administration et Conseil Médical, Pouvoir subsidiant), les décisions finales sont prises. La décision peut ne pas être complète ou définitive suite à une demande de complément d’information.        Les décisions sont communiquées aux responsables des services qui peuvent alors passer les commandes auprès du service des achats en fonction des échéances fixées.

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